Time management: 6 tips para mantenerte enfocado en la semana y dejar de procrastinar

Time management tips

El Time Management es una de las habilidades más eficaces que puedes tener en la vida con el objetivo de gestionar de forma eficaz del tiempo. Si no gestionas bien tu tiempo, no hay forma de que alcances tus objetivos en tu emprendimiento y en la vida personal.

Tu gestión del tiempo será una batalla cuesta arriba si no te tomas tu tiempo en serio. Las personas que malgastan y desperdician el precioso tiempo que tienen, saben lo difícil que puede ser alcanzar incluso objetivos medianamente difíciles o cualquier tipo de objetivo.

Time management: Enfoque semanal

Para organizar la semana y hacer un buen proceso de time management, tengo por lo general 30 pantallas abiertas a la vez, no se lo recomiendo a nadie porque no solamente te deslocaliza, sino que también te quita Internet.

La computadora tiene un determinado límite en el sistema y te estoy contando esto porque nuestras cabezas actúan de cierta manera como la computadora, tiene un límite máximo que cuando se sobre pasa, empieza a trabajar peor.

Entonces si no tienes orden, claridad y rutinas es tremendamente difícil para el cerebro ordenar prioridades, que estén bien asignadas, delegar las cosas que pueden hacer otras personas de manera más eficientes. Son solamente un par de ejemplos de cómo ordeno la semana, no puedo hacer todo lo que yo quiero.

El Challenge es como puedes estructurar todas las semanas con las mismas actividades y los mismos tiempos, este tema del time management requiere método, revisión constante, yo por ejemplo lo que hago todos los días en la mañana es revisar mi agenda y trato de no procrastinar, lo que necesito hacer lo hago ahora, no se si me voy a acordar entre o cuatro horas.

Las cosas que no están en mi agenda, no existen. Yo siempre digo que el enfoque y el trabajo como emprendedor tiene una fórmula que es 30% arte y 70% ganas y energía a las cosas.

Cuando algunos amigos ven mi agenda semanal, me dicen que las actividades de un día son equivalentes a las de la semana de ellos, y para ser sincero eso me llena de orgullo, porque al final del día si no hacemos y si no creamos estamos perdiendo el tiempo.

Time management: Enfoque diario

Sin objetivos diarios mi vida sería un caos. Siempre ha sido un enorme desafío el poder organizarme. Probé cien métodos para poder hacerlo adecuadamente. Hoy me siento  cómodo con un formato que combinan lo analógico y lo digital.

El formato analógico para ser productivo: The Bullet Journal

No hay nada como anotaciones en el cuaderno. A comienzos del 2018, mi gran amigo Santiago Jaramillo, a quien admiro mucho y es un genio de modelos de productividad y operación, me regaló un libro llamado The Bullet Journal desarrollado por Ryder Carroll.

Ahí es donde uno focaliza las ideas y no permite la distracción de lo digital. Es un método para tomar apuntes donde ponemos la fecha como titular y debajo empezamos a llevar control de todo lo que necesitamos, sería como nuestro calendario diario.

Los objetivos del día, notas importantes, emociones, progresos, eventos que hayan sucedido en el día que quisiéramos recordar en el futuro. El método ayuda a categorizar de tal forma para que apuntar y revisar todas las entradas sea lo más fácil posible en el futuro.

Al mismo tiempo nos sirve como un diario sobre el que es muy interesante regresar en algún momento. En mi caso, lo modifiqué un poco porque separé la primera columna para poner lo importante y urgente.

En otras dos columnas escribo el resto de notas, actividades, reuniones que tengo, etc., tal como se ve en la foto de mi cuaderno. Creo que este es uno de los mejores hábitos que tengo y, sin ninguna duda, lo voy a continuar optimizando en el futuro.

Como ser productivo

¿Cuáles son los mejores consejos para gestionar tu tiempo?

Uno de los mayores problemas que tiene la mayoría de los empresarios no es sólo cómo conseguir hacer lo suficiente en un mercado tan exigente, sino también cómo mantener una apariencia de equilibrio sin sentirse demasiado presionado y atareado. No se trata sólo de conseguir y perseguir objetivos a todas horas. También se trata de la calidad de vida. Que no te pase lo mismo que a mí hace algunos años…

El equilibrio es la clave. Si te falta equilibrio en tu vida, te sentirás estresado. Incluso si eres capaz de hacer malabarismos con tus responsabilidades, sin un equilibrio adecuado vas a llegar a tu punto de ruptura. Por eso, es importante no sólo seguir un sistema que te ayude a hacer las cosas, sino también uno en el que des prioridad al tiempo personal y familiar.

5 tips para tener un time management eficaz

📌Establecer objetivos de la manera correcta.

Hay una forma correcta y otra incorrecta de establecer objetivos. Si no fijas tus objetivos de la forma correcta, no tendrás los objetivos adecuados, lo que te obligará a desviarte del camino.

Pero cuando los fijas de la forma correcta, el cielo es el límite. Utiliza el método de fijación de objetivos SMART para ayudarte a ver las cosas claras. Y cuando fijés esos objetivos, asegúrate de que tienes poderosos significados en el fondo para querer alcanzarlos.

📌 Encuentra un buen sistema de gestión del tiempo.

El sistema de gestión del tiempo por cuadrantes es probablemente el más eficaz. Divide tus actividades en cuatro cuadrantes en función de la urgencia y la importancia. Las cosas son urgentes o importantes, ambas o ninguna.

Ninguna de las dos (cuadrante 4) son las actividades de las que quieres alejarte, pero es el cuadrante no urgente pero importante (2) en el que quieres centrarte.

📌 Ten hábitos claves y positivos en tu vida.

Charles Duhig (autor del poder de los hábitos) dice que, la piedra angular es la que sostiene todas las demás piedras en su sitio. Del mismo modo, los hábitos clave ayudan no sólo a atraer otros buenos hábitos, sino también a eliminar los malos. Concéntrese en los hábitos clave y mejorará mucho la gestión de su tiempo en general, facilitando el desarrollo de sus hábitos.

📌 Dedica tus mañanas a los MIT.

Mark Twain dijo una vez: “Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor que te comas la más grande primero”.

¿Qué quiere decir? Abordar las tareas más importantes por la mañana. Son tus tareas más importantes (MIT) del día. Cumplirlas te dará el mayor impulso para ayudarte a navegar y tener energía durante el resto del día.

📌 Establecer un límite de tiempo para tus tareas

Limitar una tarea en tiempo permite canalizar su energía y mantenerse centrado en la tarea que se está realizando. La desventaja de no establecer un tiempo límite es que procrastinas mucho más de lo que deberías

Por eso siempre te recomiendo ponerte fechas límites para todas tus tareas y objetivos a lo largo del día, esto elevará tu productividad al 80%

📌 Sigue la regla del 80-20.

Otro gran consejo para la gestión del tiempo es utilizar la regla del 80-20, también conocida como el principio de Pareto. Esta regla establece que el 80% de los esfuerzos proviene del 20% de los resultados.

En ventas, también significa que el 80 por ciento de las ventas proviene del 20 por ciento de los clientes. ¿El truco? Identificar el 20% de los esfuerzos que están produciendo el 80% de los resultados y reducirlo. Puede hacerlo con un seguimiento y un análisis de métricas, ya que lo que no se mide no se puede mejorar.

Aprovecha tu mañana para mejorar tu enfoque 

Antes de finalizar quiero concluir con otros dos temas importantes. El único tiempo que manejamos es a la mañana. Siempre he tenido mucha energía y me gusta que todos los días valgan la pena.

Me gusta trabajar, conversar con amigos, aprender, estar en familia, hacer deportes, etc. Sin embargo, ¿no les pasa que cada vez es más difícil encontrar tiempos para hacer las cosas que queremos? Veo a mucha gente estresada que se queja de que no tiene tiempo.

El gran aprendizaje que tuve es que la única forma de crear más tiempo es solo levantándome más temprano en la mañana. En ese par de horas que le gané al día, es cuando hago lo más importante y prioritario que tengo para el día.

También me sirve para organizar el día. Es cuando el cerebro funciona mejor. En octubre del 2019 asistí a un evento internacional de EO y tuvimos a Warren S. Rustand como uno de los keynote speakers.

Me llegó muy profundo su mensaje lleno de valores humanos y de familia, entre otros. La clave estaba en poner adecuadamente las prioridades y tener una excelente agenda. Él fue contratado como asesor por 5 presidentes de Estados Unidos.

Post recomendado: La importancia de los valores para el éxito personal y profesional

Comentó que Barak Obama comenzaba su día 2 horas antes de la primera reunión. En ese tiempo buscaba inspiración en la lectura, hacía deporte, meditaba, etcétera. Si una de las personas más ocupadas en el mundo tiene 2 horas para él, entonces nosotros podemos tener mucho más. Es cuestión de decisión firme y de consistencia todos lo días.

Time management para ser mas productivo

Las redes sociales y su impacto en la productividad

Uso las redes sociales para generar contenido y así comunicarme todos los días con mi audiencia. A partir de allí, se generan conversaciones muy interesantes y que en el tiempo se transforman en vínculos de confianza. (Visita mi Linkedin)

También hay un epígrafe de esto J.O.M.O., joy of missing out. Es el disfrutar de lo que estás haciendo en este momento, sin estar pendientes de lo que hagan los demás.

Mindfulness, de pensar en el aquí y el ahora, de poner los 5 sentidos en lo que hacemos y dejar de cotillear lo que hacen los demás por la mirilla que las redes sociales ponen a nuestro  alcance.

Porque siempre habrá algo mejor que hacer, pero lo importante es aceptarlo y llegar a ver que siempre hay algo que disfrutar en cada situación que vivimos. Si queremos aumentar la confianza con nuestros vínculos, sugiero utilizar inteligentemente las redes sociales y  conectar por videollamadas.

Time management Video

Para concluir te dejo con un video sobre Time Management que te puede ayudar a manejar tu tiempo de manera efectiva ¿Vos cómo manejas tu semana? Si necesitás ayuda o coaching sobre manejo de tiempo y empresas, envíame un mensaje

¡Abrazo emprendedor!

DiegoNoriega.CO

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