¿Cómo llevar a cabo una adecuada planificación estratégica?
La planificación y ejecución son hermanos para lograr el máximo potencial, tienen que estar balanceados para que tengan la dosis justa y evitar que no se vaya para ninguno de los dos extremos de la planificación ni de la ejecución. ¿Cómo encontrar el equilibrio en la planeación vs ejecución? Esto es lo que llamamos la planificación estratégica que hizo parte del tema fundamental de la mentoría estratégica junto a Jorge Morales.
Yo estoy convencido que es un arte ver donde esta la dosis justa, a mi me ha enseñado la vida que los momentos de planificación a fondo me generan angustia e incertidumbre.
Yo le decía a mi familia que Diciembre era para mi el peor mes del año, me tocaba parar la pelota, revisar todo lo que había hecho el año pasado y empezar a planificar lo que iba a hacer el próximo año. No estaba en el presente, estaba mirando lo que hice en el año que pasó y planeando los objetivos del año que viene.
No tiene mucho sentido hacer procesos muy largos, la información del pasado es inmensa, lo mismo te sucede cuando te pasas de planificación hacia el futuro. Ese manifiesto del nuevo año es muy complejo porque al final del día no te hacen ejecutar y te enfrentas a esta cuestión que no tiene una definición ni claridad.
En épocas de pandemia no debemos ni siquiera mirar al año, debemos estar mirando al trimestre como máximo horizonte, una idea lejana de lo que queremos en el año, pero la realidad es que con seguridad le vamos a errar por mucho o por poco.
¿Sabes lo que tienes planeado para un año? Existen variables incontrolables y menos hoy en día en un mundo post-pandemia donde muchas de las cosas son inciertas.
Ahora, ¿Qué hice en cambio de analizar todo el año en Diciembre? Rompí el año en cuatro trimestres y 52 semanas en donde vos te vas poniendo objetivos más de corto, para ti y para tu equipo, esto es precisamente uno de los puntos más importantes en las mentorías sobre planificación estratégica, esta medición de objetivos me permite conoces y tener un norte claro.
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¿Cómo encontrar el equilibrio en la planeación vs ejecución?
Ahora, el tiempo y el formato que le dedicas a la planificación es súper importante. Por ejemplo con AMO Growth dedicamos una hora y media en una reunión semanal en el que tenemos un formato llamado Level Team Meeting que tiene 5 partes fundamentales y que vos podrías empezar a hacer en las reuniones con tu equipo de trabajo:
📌 Good news
Empezamos el meeting con buenas noticias, personales o empresariales, esto nos da un buen ánimo para continuar la conversación, busca generar calma y confianza entre todos los participantes.
📌 Scorecard
En esta sección empezamos a ver todos los OKR´s y KPI´s que son métricas en las que el equipo está siempre actuando y experimentando, canales de distribución, plataformas digitales, relaciones públicas, ventas, engagement etc.
📌 Issues
Aquí discutimos todos los posibles puntos de dolor que existan con clientes o equipo de trabajo, se busca buscar organización y prioridad a cada tema en particular para que sea conversado y solucionado en la medida de lo posible.
📌 Revisión de To do´s
En este punto generamos actividades y tareas para cada uno de los miembros del equipo de trabajo, sin importar ningún esquema organizacional todos aportamos y generamos actividades pendientes.
📌 Meeting Score
Cada uno de los miembros del equipo de trabajo da una calificación de la reunión de 1 a 10 basado en su experiencia particular y el proceso que se llevó a cabo. Si la puntuación es 7 o menos, se debe argumentar la razón por la que no fue buena.
Eso es un sistema que me ha funcionado muy bien, todo bajo un horario específico siguiendo un cronograma claro bajo el proceso IDS (Identificar, discutir y solucionar).
Son frameworks de planificación estratégica en periodos menores de tiempo que tiene mucha más riqueza porque al final del día te quedas con los To Do’s que tienes que hacer en la semana, evitas enormes cantidad de reuniones y evitas estar con tu cabeza y corazón activada por cosas que no consigues para periodos tan largos.
Ahora en la ejecución, cuando vos has hecho un sistema que te funciona la ejecución es más sana, abrazas el error, este error no es si en el año me ha ido bien o mal, el error es saber si un determinado experimento funcionó o no.
Podemos verlo como una cascada: Por cada uno de los objetivos al año, tienes objetivos de trimestre y luego tienes objetivos durante la semana y para cada uno de esos OKR’s debes pensar en los objetivos Smart en el que debe estar asignado a una persona, ser medible, ser desafiante pero alcanzable, ser bien especifico y claro con estas definiciones.
en toda negociación el 30% es planificación y creo que es una métrica que puede funcionar bien, a mi me gusta más pensar que el 20% del tiempo sea planificación y el 80% restante se centre en la ejecución.
De esta manera podrás poner el foco en la ejecución, en el aprendizaje que te genera esa ejecución. Los experimentos sirven para que tengas dos resultados: me fue bien o me fue mal. Pero de esos resultados vas a generar siempre un aprendizaje y ahí es donde está la belleza de esta combinación entre planificación y ejecución.
Cuando tengo reuniones importantes las planifico e imagino, pienso en presente lo que puede pasar y cómo accionaré frente a todos los elementos de la reunión, dicen que en toda negociación el 30% es planificación y creo que es una métrica que puede funcionar bien, a mi me gusta más pensar que el 20% del tiempo sea planificación estratégica y feedback y el 80% restante se centre en la ejecución.
¿Existe un formato específico para planear los objetivos semanales dentro de la planificación estratégica?
No hay un formato determinado que delimite lo que tenes que hacer porque depende de la funcionalidad de cada persona.
A mi me gusta el domingo, después de haberme dedicado el tiempo a mi familia, pasarla bien, leer lo que quería y hacer deporte empiezo a preparar la semana, imaginarme la semana, revisar To Do’s para que el Lunes a las 6am o antes arranque con toda la pila.
Ordenar bien las prioridades y no perder tiempo es fundamental, que vos estés comandando la nave personal a través de un calendar y la verdad es que lo que no está en mi calendar simplemente no existe, realmente esto me ayuda a encontrar el equilibrio en la planeación vs ejecución.
Yo tengo todo planeado y ocupado, estoy en un momento muy especial de mi vida en donde estoy terminando un libro, estoy empezando cursos e iniciativas, y cuando mis amigos ven mi calendar me dicen: “Tu día parece una semana mía” y yo me siento orgulloso de eso porque me hace sentir que soy productivo a toda máquina, que hay nuevos desafíos y proyectos.
Debemos poner foco en el aprender, planificando no aprendes, aprendes ejecutando con lo que te devolvió la ejecución. Ahora, para mi cada una de las sesiones que planifico en el día es una oportunidad de aprendizaje, por lo que no planifico el momento de aprender, es mejor aprehender conceptos con el accionar diario.
Sistematizar la planificación es buenísimo porque te ayuda a no estar pensando en la planificación sino que se ejecute de manera dinámica. Muchos de los que ven mi agenda dicen que es aburrido y que no tengo tiempo para hacer lo que quiero, y es totalmente diferente, estoy haciendo todo el tiempo lo que quiero.
Cuando no hago lo que quiero, que me pasa algunos días, me siento mal y busco cambiarlo para sentirme mejor. Un gran amigo, Alejandro Estrada decía que el ponía colores a su agenda, es buscar la mejor forma de organizar el tiempo entre lo per-sional.
Todos estos números son arbitrarios y subjetivos, pero al final del día te dan una idea general de donde tienes que estar, que te genera más valor, donde aprendes más, esa combinación de largo plazo con el corto y te sirve finalmente para definir y tomar decisiones, que se resume en la definición sobre la planificación estratégica.
¿Cómo mantener el foco y la confianza en la planificación estratégica desde el inicio?
El aprender a decir que “no” es una de las grandes habilidades que debe tener un emprendedor, queremos hacer todo el tiempo cosas, muchas veces nos sentimos todopoderosos, máquinas de aprender y que podemos hacer todo, y no es así, luego nos frustramos y generamos emociones negativas.
El tema es tener claro el “para qué” y luego te va a ayudar a definir mucho mejor el que vas a hacer, cómo y con quien y cuando lo ejecutes te vas a sentir mucho mejor.
¿Cómo planear estratégicamente y organizar los experimentos e hipótesis?
No tengo un Framework para repensar lo que ha funcionado bien de la planificación sino que es más espontáneo. Por ejemplo, hace algunos días escribí que generar contenidos para Linkedin sobre métricas lo iba a hacer todos los lunes week over week. Eso no lo tenía pensando desde antes pero ya puse en mi calendario un horario fijo para esa actividad.
Le facilitó la tarea al cerebro, ya no tengo que pensar que hacer los lunes, ya le he ganado el 50% del tiempo o más porque cuando no sabes muy bien o cuando no te sientes inspirado o motivado, la planificación se extiende en el tiempo y procrastinas y le das vueltas a algo que no es necesariamente importante sino que no tenes ganas de ejecutarla.
Las personas más exitosas se destacan por una cosa, tienen rutinas y te hablo no de las más millonarias solamente, sino de las mentes más brillantes, de Aristóteles, los Newton, los Einstein, los emprendedores de primer nivel. Cuando vos los estudias ellos tienen rutinas y metodologías para mejorar lo que vienen haciendo, entonces el foco es en el presente, en la ejecución y en el ahora.
El año pasado tuve la suerte de ir a Rio de Janeiro en octubre en un evento de EO y estaba una persona que me genero un impacto tremendo, fue quien armó la agenda a cinco presidentes de los Estados Unidos. Una de las cosas que contaba que era muy curiosa era que él les proponía que el presidente, la primera hora del día tenía que ser para el o ella, era la más importante, en ese momento hacía ejercicio, leía, agradecía y estaba con su familia.
No debemos preocuparnos tanto por la planificación estratégica sino ocuparnos de tener estructuras y rutinas que al final del día es lo que nos va a hacer triunfar.
Debes repetir 5000 veces algo para convertirte en un experto, yo aprendí a jugar golf muy bien porque desde mis 4 años hasta los 17 años todos los días de mi vida, no alcance a los 5000 pero me acerque mucho con 4745.
Espero que te haya gustado y aportado valor este artículo sobre cómo encontrar el equilibrio en la planeación vs ejecución. Si tienes dudas puedes contactarme
¿Cómo encontrar el equilibrio en la planeación vs ejecución?
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¡Abrazo emprendedor!
DiegoNoriega.CO